Fungsi, Tugas dan Batasan Wewenang Seorang Sekretaris

FUNGSI :
Membantu Direksi sebagai pejabat penghubung (Liaison Officer) dalam
komunikasi dengan Stake Holder sebagai upaya meningkatkan loyalitas para
Stake Holder, penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang
berhubungan dengan kesekertariatan, penanganan hukum, pengelolaan
kehumasan (Relation Officer), Sistem Manajemen Mutu dan Sistem
Manajemen Informasi Perusahaan.

TUGAS POKOK :
1. Memberikan masukan dari aspek hukum kepada Direksi, berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan.
3. Menyelenggarakan data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan atau pemerintah
kepada pihak internal dan eksternal.
7. Mengelola dan mengembangkan sistem informasi perusahaan.
8. Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen mutu
perusahaan.
9. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
10. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).11. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Menyiapkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu.

BATASAN TANGGUNG JAWAB :
1. Tersedianya kajian dari aspek hukum kepada Direksi yang berkaitan
dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan.
2. Terselesaikannya pengurusan izin-izin usaha perusahaan tepat waktu.
3. Terselenggaranya data base dan penyimpanan dokumen asli
perusahaan.
4. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan
berbagai pihak stake holder.
5. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda Direksi.
6. Terkomunikasikannya kepada pihak internal dan eksternal perusahaan
tentang kebijakan perusahaan dan pemerintah.
7. Terselenggaranya pengelolaan informasi perusahaan.
8. Terpelihara dan berkembangnya sistem manajemen mutu perusahaan.
9. Tersedianya laporan triwulanan, Laporan Manajemen dan Annual
Report tepat waktu.
10. Tersedianya bahan-bahan laporan untuk Rapat Komisaris dan Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS).
11. Terumuskannya Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja
yang merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu
Perusahaan yang telah ditetapkan.
12. Terselenggaranya kegiatan kesekretariatan perusahaan.
13. Tersedianya laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara benar dan
tepat waktu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya.

BATASAN WEWENANG :
1. Atas sepengetahuan Direksi mengadakan dan membina hubungan
dengan para pihak sebagai upaya meningkatkan loyalitas para Stake
Holder.
2. Memberikan keterangan pers (press release) mengenai kebijakan
perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada Direksi dalam merumuskan
suatu peraturan atau kebijakan.
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan
ditandatangani oleh Direksi.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulanan perusahaan,
Laporan Manajemen, Annual Report serta RJPP.
6. Atas persetujuan Direksi mewakili perusahaan dalam rangka
menyelesaikan perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun
di luar pengadilan.
7. Menjadi fasilitator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem
manajemen mutu perusahaan.
8. Mengkoordinasikan penyusunan Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit
Kerja sampai disahkan oleh Direksi.
9. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem
informasi manajemen termasuk penyebarluasan informasi perusahaan
melalui jaringan intranet dan internet, operasional sistem komputerisasi
Local Area Network dan pengaturan akses informasi.
10. Merekomendasikan spesifikasi teknis perangkat keras dan perangkat
lunak komputer yang digunakan perusahaan.


HUBUNGAN KERJA / SUPERVISI :
1. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
2. Sekretaris Perusahaan membawahi :
a. Kepala Bagian Hukum
b. Kepala Bagian Humas & Sekretariat
c. Kepala Bagian Manajemen Informasi
d. Kepala Bagian Manajemen Mutu

peran dan tanggung jawab sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
 
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1.        Terhadap atasan :
·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
·         Mediator pimpinan dengan bawahan.
 
2.       Terhadap bawahan/karyawan :
·         Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
·         Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
·         Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
·         Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
 
TUGAS SEKRETARIS
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1.        Menurut wewenangnya.
·         Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
·         Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
·         Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2.       Menurut jenis tugasnya.
·         Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
·         Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
·         Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
·         Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.